MALANG – Pemusnahan arsip menjadi cara untuk mengurangi jumlah arsip di suatu instansi agar tercipta efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan arsip. Tidak hanya penghapusan arsip, pemusnahan yang dilakukan oleh arsiparis juga merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi yang dimuat dalam arsip tersebut dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
Badan Penyuluhan dan Pengembangan SDM Pertanian melalui Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Ketindan, Kamis (06/03/2025) memusnahkan arsip sejumlah 1.808 berkas. Terdiri dari arsip Bagian Penyelenggaraan Pelatihan 1003 berkas, Bagian Keuangan 547 berkas, serta Rumah Tangga dan BMN sebanyak 258 berkas. Arsip tersebut telah melalui proses usul musnah Periode II Tahun 2024 pada Unit Kearsipan I dan II serta memperoleh persetujuan ANRI.
Semua arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang habis masa retensinya, tidak memiliki nilai guna baik primer maupun sekunder, berketerangan musnah berdasarkan JRA, tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, serta tidak berkaitan dengan proses suatu perkara.
Pemusnahan arsip dihadiri secara daring oleh Unit Kearsipan I Kementerian Pertanian yaitu Biro Umum dan Pengadaan, yang diwakili oleh Arsiparis Ahli Madya Gusriadi Rahmawan, dan Arsiparis Ahli Muda, Risna Pridajumiga, serta dari Unit Kearsipan II Sekretariat Badan Penyuluhan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pertanian (BPPSDMP) yang diwakili oleh Ketua Tim Kerja Tata Usaha dan Rumah Tangga Diana Tri Rahayu, dan fungsional arsiparis serta disaksikan langsung oleh pejabat dari tiap bidang yang bertanggungjawab atas arsip yang siap dimusnahkan.
Pelaksanaan pemusnahan arsip dibuka langsung oleh Kepala BBPP Ketindan, Nurul Qomariyah, didampingi oleh Kepala Bagian Umum menyampaikan apresiasi yang tinggi kepada UK I dan UK II yang selalu memberikan dukungan dan pembinaan dalam proses pengelolaan arsip di BBPP Ketindan.
“Saya berharap Unit Kearsipan BBPP Ketindan dapat meningkatkan kinerjanya dalam pengelolaan arsip serta menjadikan arsip sebagai sumber informasi yang utuh, autentik dan terpercaya,” kata Nurul.
“Arsip merupakan sumber informasi diharapkan dapat mengambil peran dalam mendukung program strategis Kementerian Pertanian yaitu Mewujudkan Swasembada Pangan dengan menyediakan informasi yang dibutuhkan secara cepat dan tepat. Hal ini selaras dengan statement Menteri Pertanian, bahwa perintah Presiden, harus swasembada dalam waktu sesingkat-singkatnya. dan ini bisa kita rebut manakala kita semua saling bergandengan tangan,” imbuh Nurul.
Terpisah Kepala BPPSDMP, Idha Widi Arsanti menambahkan, bahwa UPT pelatihan dibawah BPPSDMP terus berupaya memberikan terobosan-terobosan yang sangat membantu dalam memberikan pelayanan terbaik.
“Di era digital ini, inovasi teknologi pelatihan pertanian akan semakin cepat dan efektif dalam menjangkau sumber daya manusia secara luas” imbuh Santi.
Sementara itu, perwakilan UK II BPPSDMP, Diana Tri Rahayu dalam sambutannya menyampaikan bahwa, BBPP Ketindan merupakan UPT Kementan Pertama yang melaksanakan pemusnahan arsip di tahun 2025 dan mengapresiasi adanya kegiatan pemusnahan.
“Dengan adanya kegiatan pemusnahan arsip BBPP Ketindan sekaligus telah melaksanakan salah satu kegiatan penyusutan arsip, dimana penyusutan arsip ini merupakan kegiatan pengurangan jumlah volume arsip yang ada di UK III khususnya. Pengurangan arsip ini dilakukan dengan cara pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan”, ujar Diana.
Gusriadi Rahmawan, Perwakilan dari UK I Biro Umum dan Pengadaan, dalam sambutannya juga turut menyampaikan, bahwa pemusnahan arsip ini merupakan akhir dari pengabdian arsip dalam membantu memudahkan menyelesaikan keputusan-keputusan yang terkait dengan kebijakan pemerintah di bidang pertanian.
“Kami mengapresiasi keaktifan BBPP Ketindan yang telah melakukan pemusnahan sebanyak 3 kali dari tahun ke tahun” lanjut Gusriadi.
Tentu tidak hanya kegiatan pemusnahan arsip saja, tetapi pada proses penciptaan, pengelolaan, pemeliharaan juga harus dilaksanakan sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan. Pada dasarnya penyelenggaraan kearsipan akan terus memerlukan inovasi dan terobosan-terobosan terbaru untuk sistem kearsipan yang lebih maju dan modern. Najia Nuriyana/Nur Chotimah*
Diterbitkan di lajurpertanian.com dan megapolitannews.com
